Assistenz für die Geschäftsstellenleitung (all genders)

Die Tätigkeitsinhalte

Sie erwartet ein charismatischer Chef mit hohen Ansprüchen und guten Umgangsformen, dem neben einer vertrauenvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe auch Ihre berufliche Fortentwicklung am Herzen liegt. 

Ihr Selbstverständnis als Assistenz gründet sich auf Organisationsgeschick, Termintreue, professioneller Haltung, selbstbewusstem Auftreten und exzellenten Kommunikationsskills. Der Geschäftsstellenleiter ist auf Ihre Unterstützung angewiesen, Sie übernehmen die Herrschaft über seine Kalender und entlasten ihn im Tagesgeschäft sowie bei Steuerungsaufgaben. Im Einzelnen erwarten Sie diese Aufgaben:

• Planung und Koordination von internen und externen Terminen
• Reiseplanung, -buchung, Reisekostenkontrolle und -abrechnung
• Vor- und Nachbereitung, Organisation und Betreuung von Besprechungen, Gremienterminen und Veranstaltungen
• Strukturiertes Management von Informationen, Nachrichten und Korrespondenz
• Aufbereitung von Daten und Informationen
• Koordination der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei der Steuerung von Projekten sowie Schnittstelle zu den Abteilungsleitungen
• Professioneller Einsatz von MS Office, insbesondere Excel
• Optimierung entsprechender digitaler Ablagesysteme
• Office-Management in Vertretung (Bestellungen, Rechnungsprüfung, Termin-/Fristenüberwachung etc.)
• Begleitung des Geschäftsfeldleiters zu Events (u.a Award-Verleihungen) und Fachkonferenzen