Die Tätigkeitsinhalte
Diese Position bietet die Möglichkeit, eine zentrale Rolle in der Steuerung und Entlastung der Geschäftsstellenleitung einzunehmen – mit Fokus auf Terminmanagement, Datenanalyse und Office-Organisation. Als rechte Hand des Geschäftsfeldleiters tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass operative und strategische Prozesse reibungslos ablaufen. Dabei agieren Sie nicht nur als ausführende Kraft, sondern als proaktive Gestalterin oder proaktiver Gestalter, die oder der Prioritäten setzt, Abläufe optimiert und den Vorgesetzten gezielt entlastet.
Im Detail erwarten Sie diese Aufgaben:
- Termin- und Kalendermanagement: Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Priorisierung interner und externer Termine des Geschäftsfeldleiters – mit dem Ziel, Effizienz zu steigern und unwichtige Anfragen zu filtern.
- Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen (primär Bahn und Hotel, Flüge nur in Ausnahmefällen) sowie Abrechnung der Reisekosten via SAP Concur.
- Datenauswertung und Reporting: Monatliche Auswertung der Zeiterfassung (CRM) in Excel (z. B. Pivot-Tabellen, Kategorisierung) sowie Erstellung von Reports für Geschäftsstellenleiter-Meetings (z. B. Zu-/Abgänge, Wettbewerbsanalysen).
- Optimierung von Prozessen: Pragmatische Weiterentwicklung bestehender Excel-Systeme und digitaler Abläufe, um die Effizienz zu steigern.
- Office-Management in Vertretung: Übernahme von Aufgaben des Office-Managements bei Abwesenheit der zuständigen Kollegin, z. B. Bestellungen, Rechnungsprüfung und Fristenüberwachung.
- Veranstaltungsorganisation: Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Gremienterminen und Veranstaltungen, inklusive Protokollführung und Begleitung des Geschäftsfeldleiters zu Messen, Award-Verleihungen oder Kundenveranstaltungen.
- Projektunterstützung: Mitwirkung bei der digitalen Zielvereinbarungsdokumentation (Umstellung von analog auf digital mit Signaturfunktion) sowie Vorbereitung und Begleitung des ISO 9001-Audits (Zertifizierung Juli 2026).
- Schnittstellenmanagement: Enge Abstimmung mit drei weiteren Assistenzen der Geschäftsstelle, HR, Abteilungsleitungen und externen Partnern sowie Vertretung für die Assistenz der Community Leads.
- Notfallmanagement: 24/7-Erreichbarkeit für kritische Fälle (ausschließlich in Notfällen).
- Interne Wettbewerbe und Fristenüberwachung: Verwaltung interner Initiativen, z. B. Zeiterfassungs-Disziplin oder Resturlaubsmanagement.
- Fortbildung: Absolvierung einer Schulung zum Erst-/Brandhelfer (Pflicht).
Ihre Qualifikation
Für diese anspruchsvolle Position suchen wir eine erfahrene Assistenzkraft, die nicht nur organisatorische Fähigkeiten mitbringt, sondern auch strategisches Denken, Priorisierungsgeschick und ein sicheres Auftreten in einem dynamischen Umfeld. Sie sollten in der Lage sein, den Geschäftsfeldleiter proaktiv zu steuern, Prozesse zu optimieren und als vertrauensvolle Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern zu agieren.
Diese Qualifikationen und Erfahrungen bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachwirt:in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzposition, idealerweise mit Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Geschäftsstellenebene.
- Exzellente MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel (z. B. Pivot-Tabellen, komplexe Auswertungen) sowie Erfahrung in der Datenanalyse und Reporting.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Hohe Priorisierungsfähigkeit und Stressresistenz, um in einem dynamischen Umfeld souverän zu agieren.
- Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise – Sie denken mit, setzen Prioritäten und optimieren Abläufe eigenständig.
- Sicheres, professionelles und empathisches Auftreten in der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Serviceorientierung – Sie arbeiten selbstständig und verantwortungsbewusst.
- Bereitschaft zur 24/7-Erreichbarkeit für Notfälle (ausschließlich in kritischen Fällen).
- IT-Affinität und Interesse an digitalen Tools, z. B. SAP Concur, CRM-Systeme oder digitale Signaturtools.
Nice-to-have:
- Kenntnisse in SAP (insbesondere SAP Concur) oder CRM-Systemen.
- Zertifizierungen in den Bereichen Office-Organisation, Projektmanagement (z. B. PRINCE2) oder ITIL.
- Erfahrung mit ISO 9001 oder Audit-Prozessen.
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen oder Messen.
